「BUYMA」時短&効率化に!「問い合わせテンプレート」の作り方(例文あり)

BUYMAではいろいろな便利機能があるんですが、アカウント作成直後~受注が入るようになったら、問い合わせ用のテンプレートを設定しておくと良いです。

一度テンプレートを用意しておくと、複数のお客様から一度に問い合わせを頂いても、いちいち文章を作る必要がないのでとっても楽なんです。

時短・作業の効率化にもつながるので、できるだけ早い段階で問い合わせテンプレートを設定していきましょう!

そこで今回は、問い合わせテンプレートの作り方と例文についてご紹介します。

問い合わせにはいろいろなパターンがあるのですが、まずは基本的なパターンだけ押さえておけば大丈夫です。

慣れてきたら、必要に応じてさらにパターンを増やしていくなどして対応していきましょう。

バイマの問い合わせテンプレートの作り方

まずは問い合わせテンプレート欄を見てみましょう。

バイマにログインし、「お問い合わせ」「テンプレート設定」をクリックすると、テンプレート設定画面が表示されます。

画面右上に「+テンプレートの追加」という緑ボタンが表示されているので、そちらをクリックすると、下記画像のようなテンプレート作成画面が表示されます▼

タイトルと本文を入力し、最後に更新のオレンジボタンをクリックすれば登録完了です。

バイマでは、バイヤーがお客様に連絡するパターンは基本的に5つあります。

買い付け方法や問い合わせ内容によってはさらに増やしても良いですが、まずは5パターンのテンプレートを作りましょう。

問い合わせ基本テンプレート1:在庫有りの返信

問い合わせの基本テンプレートその1は、在庫有りの返信です。

バイマでは在庫を抱えて販売しているバイヤーさんやが居たり、在庫販売のみのショップもありますが、基本的には海外で買い付けする無在庫バイヤーが大半。

なので、お客様も買い付け可能かどうかの意味で、在庫ありますか?と注文前にお問い合わせくださる方が多いです。

問い合わせで一番よく使うので、最初に登録しておきましょう。

例文

こんにちは。

お問い合わせありがとうございます。

こちら在庫ございますのでご検討くださいませ。

よろしくお願い致します。

こんな感じで、挨拶&買い付け可能である旨を短文で良いのでまとめましょう。

問い合わせ基本テンプレート2:在庫無しの返信

「在庫確認をしてみたら、残念ながら買い付け先でもう売り切れていた…」

「すでに完売している色やサイズに関するお問い合わせが来た」

という場合は、在庫無しの返信をします。

例文

こんにちは。

お問い合わせありがとうございます。

残念ながらこちらの商品は完売しております。

(別のお色やサイズ、似た商品などがあれば)ご用意可能ですのでご検討ください。

よろしくお願い致します。

在庫がない場合の時の返信としては、挨拶&在庫がない旨伝えるだけじゃダメです。

在庫がないことだけを伝えても、次のお取引にはつながりません。

在庫無いんですって言われたら、お客様はがっかりしますし、じゃあ別のバイヤーさんに聞いてみよう、と離れていってしまいます。

お問い合わせをする、という行動に出たお客様は、すでに購買意欲が高い状態です。

問い合わせの返し方次第で次のお取引につながることもあるので、ぜひ意識してみてください。

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問い合わせ基本テンプレート3:受注のお礼

受注したら、まずは受注のお礼をします。

取り急ぎのご連絡なので、買い付けしたら改めて再度ご連絡させて頂く旨お伝えしましょう。

例文

こんにちは。

バイヤーの〇〇と申します。

この度はご注文頂きありがとうございます。

ご満足頂けるよう努めてまいりますのでどうぞよろしくお願い致します。

それでは早速ですが、お取引を進めさせて頂きます。

ご注文頂いた商品はこれから買い付けを致しますので、在庫確保の為買い付け完了まで数日かかる場合がございます。

買い付け後、お届けまでの日数も含め改めてご連絡させて頂きたいと思います。

何かご不明な点等ございましたらお気軽にお問い合わせください。

それではよろしくお願い致します。

受注のお礼メールでは、まずは挨拶とお礼、そして今後のお取引がどんな流れで進んでいくのかをできるだけ詳しく記載しましょう。

バイマに慣れているお客様であれば問題ないのですが、初めてのお客様であれば、今後どんな感じで取引が進んでいくのか不安な部分も多いと思います。

その不安に寄り添い、安心してお取引できるような文面にするのがポイントです。

また、手元に在庫がある場合はすぐに発送が可能なので、「それでは早速ですが、お取引を進めさせて頂きます。」の後は、下記文章に変えると良いですね▼

ご注文頂いた商品は手元に在庫がございますので、本日(または明日)の発送を予定しております。

発送後追跡番号(追跡番号がある場合)記載の発送通知をお送りしますのでご確認ください。

何かご不明な点等ございましたらお気軽にお問い合わせください。

それではよろしくお願い致します。

手元に在庫がある場合は、次のテンプレート4:買い付けの報告の文章は省き、

3:受注後のお礼の後に、すぐに5:発送のご連絡のテンプレートを使うのがおすすめです。

問い合わせ基本テンプレート4:買い付けの報告

買い付けが完了したら、その旨ご連絡します。

今どんな状況で、大体何日くらいでお届けできる予定か目安をお伝えすると良いですね。

例文

お待たせしております。

商品の買い付けが完了しましたのでご連絡致します。

現在出荷待ち(もしくは配送中)の段階でございます。

順調にいきますと、〇日ほどで商品が国内に到着し、国内からは〇日ほどでお届けできる予定です。

商品到着まで今しばらくお待ちください。

交通状況などにより配送にお時間がかかる場合は、改めてご連絡させて頂きます。

何かご不明な点等ございましたらお気軽にお問い合わせください。

引き続きどうぞよろしくお願い致します。

ポイントは、お届け予定日はあくまでも順調にいった場合で、交通状況によっては配送に遅れが出る可能性があることをお伝えすることです。

あまりはっきりしたお届け予定日をお伝えすると、お客様もその日に受け取れるよう都合を考えたりして逆に迷惑になることがあるので、あくまで目安をお伝えしましょう。

また、商品が早く届けば一番良いですが、色々な理由で遅延が出る場合もあります。

その可能性を一応お伝えすることで、いざという時にお客様も理解してくれるので、必ず一言添えることをおすすめします。

問い合わせ基本テンプレート5:発送のご連絡

最後は、発送のご連絡。

商品を発送したら、追跡番号と共に発送通知を送ります。

例文

お待たせ致しました。

商品が無事に手元に届きまして、本日〇〇様宛に発送いたしました。

順調にいきますと明日(もしくは明後日)〇月〇日(曜日)到着予定ですので、商品到着まで今しばらくお待ちください。

詳しい配送状況は追跡画面よりご確認くださいませ。

商品到着後、万が一何かしらの問題や疑問がありましたら、お問い合わせからご連絡ください。

問題がなければ到着通知をお願い致します。

この度はご注文頂きありがとうございました。

またのご縁を楽しみにお待ち致しております。

発送時には、大体のお届け予定日がわかるはずなので、いつ頃到着予定ですと一言添えると親切です。

ただ、配送会社で遅れが出るとこちらでコントロールできない部分なので、「順調にいきますと」や「詳しい配送状況は追跡画面よりご確認ください」などと付け足すと安心。

また、地震や台風、大雪、大型連休などがあると配送に遅れが出やすいので、気持ち多めの日数を見積もったり、それらの影響で遅れる可能性がある旨伝えるようにしましょう。

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使いやすいテンプレートにカスタムしよう

今回ご紹介した5つの基本テンプレートは最低限必要なものです。

お取引を重ねていくうえで、これも必要だな、あったらいいな、と思えるテンプレがあったら付け足したり、新たに増やすと良いですね。

あまり増やし過ぎても結局使わなかったりするのですが、増やしたり減らしたりしながら、使いやすいテンプレートにカスタムしてみてください!

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